Обращаем внимание руководителей и главных бухгалтеров муниципальных учреждения, что проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н. Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49. Инвентаризация проводится в несколько этапов:
1. Создание инвентаризационной комиссии. Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом руководителя компании (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации). В состав комиссии могут быть включены любые работники компании. Членами комиссии, как правило, являются: представители администрации организации; работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику); другие специалисты. Причем, материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, но их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным. Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства. После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии. Далее приказ необходимо зарегистрировать в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
2. Получение последних приходных и расходных документов. До начала проверки фактического наличия имущества проверяющей комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы. Полученные документы заверяются председателем комиссии с указанием "до инвентаризации на "__" __________ 20_ г.", что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).
3. Получение расписки от материально ответственных лиц. Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны.
4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств. Далее в бухгалтерии составляют сличительную ведомость, для которой предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена, Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 г. 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению» документ составляет бухгалтер только по тем ОС, по которым в процессе инвентаризации были выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета (излишки или недостачи). Ведомость составляют в 2 экземплярах: один экземпляр остается в бухгалтерии; второй экземпляр передают работнику, ответственному за сохранность основных средств. На основании ведомости бухгалтер должен внести изменения в соответствующие регистры бухгалтерского учета.